Eine GmbH besteht aus mindestens zwei Organen: Die Geschäftsführung und die Gesellschafterversammlung. Während die Geschäftsführung die Geschäfte der Gesellschaft leitet und die Gesellschaft nach außen vertritt, ist die Gesellschafterversammlung das leitende Organ, denn hier ist das zentrale Entscheidungs- und Beschlussgremium der Gesellschafter angesiedelt. Hier diskutieren und beschließen die Anteilseigner die wichtigsten Unternehmensentscheidungen durch Beschlüsse. Diese Beschlüsse dienen sodann als Handlungsvorlage für die Geschäftsführung.

Damit Sie Ihre Gesellschafterversammlung rechtssicher durchführen können, um so mögliche rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden, sollten Sie das Regelwerk der Gesellschafterversammlung kennen. Wir informieren Sie nachfolgend über das Wichtigste, was Sie in Bezug auf die Gesellschafterversammlung wissen müssen.

Welche Funktion kommt der Gesellschafterversammlung zu?

Die erste Aufgabe der Versammlung ist die Fassung des Gesellschaftsvertrages bzw. der Satzung. Die Satzung einer Gesellschaft ist tragendes Instrument und die Verfassung einer GmbH. Sie sollte – abhängig von der Gesellschafterstruktur – die wichtigsten Regelungen der Gesellschaft und Gesellschafter untereinander beinhalten. Gerade im Zusammenhang mit der Gesellschafterversammlung enthält das GmbH-Gesetz kaum gesetzliche Vorschriften. Die Regelung in der Satzung ist also wichtig, um Klarheit über Rechte und Pflichten der Beteiligten in diesem Zusammenhang zu haben.

Des Weiteren dient die Versammlung dazu, dass der oder die Geschäftsführer kontrolliert werden können (Kontrollfunktion).

Wer nimmt an der Gesellschafterversammlung teil?

In der Versammlung kommen üblicherweise die Gesellschafter der GmbH zusammen. In der Regel sind das die Anteilseigner, es ist jedoch möglich, in der GmbH-Satzung eine abweichende Regelung zu treffen. So können auch externe Berater oder Mitarbeiter für die Gesellschafterversammlung zugelassen werden.

Sollte ein Gesellschafter verhindert sein, so kann er sich durch eine bevollmächtigte Person vertreten lassen. Die Bevollmächtigung muss jedoch der Versammlung regelmäßig in schriftlicher Form vorgelegt werden.

Wie oft findet eine Gesellschafterversammlung statt?

Wie oft eine Gesellschafterversammlung stattfindet, wird in der jeweiligen Satzung der Gesellschaft festgelegt und kann sich somit von GmbH zu GmbH unterscheiden. Es muss jedoch mindestens ein Zusammenkommen pro Geschäftsjahr stattfinden (§ 42a GmbHG). Zum Beispiel ist es möglich, die Versammlung turnusgemäß einmal im Quartal oder halbjährlich stattfinden zu lassen.

Zudem sieh das Gesetz vor, dass eine außerordentliche Versammlung berufen werden muss, wenn die Hälfte des Stammkapitals verloren ist (§ 49 GmbHG).

Wie werden die Gesellschafter zur Versammlung einberufen?

Damit ein Gesellschafterbeschluss rechtmäßig gefasst werden kann, gibt es Regeln, die zwingend beachtet werden müssen. Dabei muss die Geschäftsführung die Versammlung unter Angaben des sogenannten Versammlungszwecks einberufen. Anschließend muss die Einladung an die Gesellschafter erfolgen. Bitte beachten Sie, dass die Einladung mindestens eine Woche vor dem anberaumten Termin an alle Gesellschafter gesandt werden muss, damit die Einladung rechtmäßig erfolgt. Die Einladung muss postalisch mittels Einschreiben an jeden Gesellschafter gesendet werden.

Mindestens drei Tage vor der eigentlichen Versammlung müssen die Gesellschafter die Tagesordnung ausgehändigt bekommen.

Sollte die Einberufung der Gesellschafter nicht ordnungsgemäß erfolgen, ist die Konsequenz der Nichteinhaltung der Formalien die Blockierung der Gesellschafterbeschlüsse. Möglicherweise können diese sogar rückwirkend für ungültig erklärt werden.

Achten Sie also unbedingt darauf, dass die Formalien der Einberufung eingehalten werden, um sich so die Vorteile der Transparenz und Konsensfindung zu sichern. Verstöße gegen die ordnungsgemäße Einberufung sind ärgerlich und lähmen nur Ihren Geschäftsalltag.

Wichtig ist, dass eine Vielzahl der oben beschriebenen Formalien durch die Satzung an die konkreten Bedürfnisse der jeweiligen Gesellschaft angepasst werden können und sollten.

Wie sieht der Ablauf einer Gesellschafterversammlung aus?

Der typische Ablauf einer Versammlung sieht wie folgt aus:

Die Einladung zu der Gesellschafterversammlung erfolgt regelmäßig zusammen mit der Versendung der Tagesordnung. Optional kann die Bestimmung eines Versammlungsleiters und eines Protokollanten erfolgen, wenn die Satzung dies vorsieht oder die Gesellschafter dies einstimmig beschließen.

Die Anwesenheit wird protokolliert: Wer ist alles da? Gesellschafter, bevollmächtigte Vertreter und wie viele vorhandene Stimmrechte liegen vor?

Die Beschlussfähigkeit der Versammlung wird festgestellt.

Sodann wird die Tagesordnung in der Versammlung abgearbeitet.

Last but not least erfolgt die Beschlussfassung zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung im Rahmen von Abstimmungen.

Die Anfertigung einer Mitschrift des Versammlungsablaufs ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Ihnen steht es also frei, ob Sie die Versammlung schriftlich festhalten möchten oder nicht. Ein Protokoll ist allerdings schon aus Dokumentationszwecken dringend zu empfehlen. Je mehr Gesellschafter und Punkte auf Ihrer Tagesordnung stehen, desto sinnvoller ist es, einen Versammlungsleiter und Protokollanten zu bestimmen.

Wird ein Protokoll angefertigt, so steht jedem Gesellschafter gleichermaßen das Recht zu, dieses einzusehen. Nach Fertigstellung muss der Protokollant dieses durch seine Unterschrift auf seine Richtigkeit und Vollständigkeit bestätigen.

Die Abstimmung

Die Abstimmung ist das Kernstück einer jeden Gesellschafterversammlung. Alle Versammlungsteilnehmer haben eine „Ja“ oder „Nein“-Stimme. Wie die Gewichtung der einzelnen Stimmen aussieht, wird wiederum durch den Gesellschaftsanteil bestimmt. Enthaltungen sind grundsätzlich möglich.

Enthält die GmbH-Satzung keine gesonderten Regelungen, reicht die einfache Mehrheit der abgegeben Stimmen. Einfache Mehrheit bedeutet, dass eine „Ja“-Stimme mehr zur Zustimmung ausreichend ist. Ergibt sich ein Wahlergebnis von 50/50, wird der Beschluss abgelehnt.

Beschlüsse werden grundsätzlich per Mehrheitsbeschluss entschieden. Anders sieht dies jedoch bei besonders bedeutenden Beschlussgegenständen aus. Solche können z.B. Geschäfte sein, die das Kerngeschäft oder die Grundstruktur der GmbH betreffen. Bei solchen besonderen Beschlüssen ist eine ¾-Mehrheit erforderlich, falls im Gesellschaftsvertrag keine andere Regelung getroffen wurde.

Auch die Regelungen zur Beschlussfassung sind im GmbH-Gesetz nur rudimentär. Wir empfehlen dringend, Einzelheiten in der Satzung auf die Bedürfnisse der Gesellschaft anzupassen.

Und wie läuft eine Gesellschafterversammlung bei der Ein-Mann-GmbH ab?

Die Ein-Mann-GmbH besteht, wie der Name schon sagt, nur aus einem Gesellschafter. Dieser ist Alleingesellschafter der GmbH, sodass eine Gesellschafterversammlung mit den oben beschriebenen Formalien nicht sinnvoll ist.

Alleingesellschafter sollten jedoch beachten, dass sie dennoch nicht von ihrer Pflicht befreit werden. Die Versammlungspflicht wird nämlich vielmehr durch eine Dokumentationspflicht ersetzt. Beschlüsse, die Sie als Alleingesellschafter beschließen, müssen Sie dokumentieren und unterzeichnen. Dies gilt gerade im Zusammenhang mit steuerlichen Pflichten gegenüber dem Finanzamt.

Können Gesellschafterbeschlüsse auch außerhalb einer Versammlung getroffen werden?

Die Beschlüsse der Gesellschafter können in der Regel auch außerhalb einer Versammlung getroffen werden. § 48 Abs. 2 GmbHG normiert, dass Beschlüsse in Textform oder schriftlich getroffen werden können. In der Praxis ist dies sogar der Regelfall. Die Beschlussfassung kann also auch außerhalb der Versammlung in einem schriftlichen Umlaufverfahren erfolgen.

Für die Praxis bedeutet das, dass ein Gesellschafterbeschluss auch dann zustande kommt, wenn alle Gesellschafter mit der vereinfachten Beschlussfassung einverstanden sind.

Das Umlaufverfahren ist jedoch dann nicht zulässig, wenn die Gesellschafterbeschlüsse kraft Gesetzes innerhalb einer Versammlung erfolgen müssen. Das kann z.B. bei einem Verschmelzungs- bzw. Umwandlungsbeschluss (§ 2 Abs. 1 UmwG) der Fall sein.

Bitte beachten Sie, dass auch für ein formvereinfachtes Umlaufverfahren Regelungen in der Satzung hilfreich sein können. Die Regelungen könnten die Verwendung verschiedener moderner Kommunikationsmitteln beinhalten und vereinfachen so die Durchführung Ihrer Beschlüsse.

Fazit

Die Gesellschafterversammlung ist das stärkste und wichtigste Organ einer GmbH und bestimmt weitestgehend Ihre Unternehmenspolitik. Dort werden die leitenden Entscheidungen diskutiert und beschlossen. Die gesetzlichen Vorschriften enthalten jedoch nur rudimentäre Regelungen rund um die Gesellschafterversammlung. Einige zwingende Vorschriften sind einzuhalten. Ansonsten besteht weitgehend Gestaltungsfreiheit. Wir empfehlen dringend, hiervon Gebrauch zu machen, um die Satzung der GmbH auf Ihre jeweiligen Bedürfnisse anzupassen und spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Solange die Gesellschafter einvernehmlich entscheiden, gibt es keine Probleme. Im Streitfall ersparen klare Regelungen in der Satzung jedoch vermeidbare Diskussionen und unterstützen so die Lösung von Problemen.  

Für sämtliche Fragen rund um das Thema Gesellschafterversammlung steht Ihnen unser Partner, Herr Rechtsanwalt, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht Kai-Jens Egerlandt, LL.M. sowie Herr Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Steuerberater und Partner der AHW Christoph Felten LL.M. oec. beratend zur Seite.