Der Jahreswechsel liegt bereits gut einen Monat zurück, das neue Arbeits- und damit auch Urlaubsjahr hat begonnen. Unser Arbeitsrechtsteam nimmt dies zum Anlass, nochmals an die sog. Mitwirkungsobliegenheiten für Arbeitgeber:innen zu erinnern, die das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seiner Entscheidung vom 19.02.2019 (Az.: 9 AZR 541/15), unter Verweis auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 06.11.2018 (Az.: C-684/16), aufgestellt hat.

Um es mit den Worten des BAG zu sagen, gilt es

„konkret und in völliger Transparenz dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage ist, seinen bezahlten Jahresurlaub zu nehmen, indem er ihn – erforderlichenfalls förmlich – auffordert, dies zu tun und ihm klar und rechtzeitig mitteilt, dass der Urlaub, wenn er ihn nicht nimmt, am Ende des Bezugszeitraums oder eines zulässigen Übertragungszeitraums verfallen wird."

Folgen für Arbeitgeber:innen

Die Folgen für Arbeitgeber:innen, die dem nicht nachkommen, sind durchaus erheblich. Etwas verkürzt ausgedrückt: nicht in Anspruch genommene Urlaubstage verfallen nicht. Die gesetzliche Folge des § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG (wiederum etwas verkürzt: „Urlaub, der bis zum Jahresende nicht gewährt und genommen wird, verfällt.“) tritt also nicht ein. Für Arbeitgeber:innen ergeben sich hieraus nachhaltige Konsequenzen, je nachdem, ob ein noch bestehendes oder bereits beendetes Arbeitsverhältnis vorliegt. 

Bei einem bestehenden Arbeitsverhältnis, wird der nicht verfallene Urlaubsanspruch des Folgejahres hinzugezählt, d.h. der Urlaub der Arbeitnehmer:innen kumuliert sich. Dies könnte sich sogar über mehrere Jahre hinziehen. 

Bei beendeten Arbeitsverhältnissen können Arbeitnehmer:innen finanzielle Abgeltungsansprüche gegen Arbeitgeber:innen zustehen, wenn nicht rechtzeitig auf den Verfall des Urlaubs hingewiesen wurde. 

Handlungsbedarf

Das BAG hat in seiner Entscheidung dankenswerterweise durchaus klare Hinweise gegeben, wie Arbeitgeber:innen ihre Mitwirkungsobliegenheiten erfüllen können. Sie genügen ihnen, wenn sie ihren Arbeitnehmer:innen etwa

• zu Beginn des Kalenderjahres
• in Textform mitteilen, wie viele Arbeitstage Urlaub ihnen im Kalenderjahr zustehen, und
• auffordern, den Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann, und
• über die Konsequenzen belehren, die eintreten kann, wenn Urlaub nicht entsprechend der Aufforderung beantragt wird.

Die Anforderungen an eine „klare Unterrichtung“ sind nach Ansicht der Richter:innen am BAG regelmäßig durch den Hinweis erfüllt, dass der Urlaub – grundsätzlich – am Ende des Kalenderjahres verfällt, wenn die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer in der Lage war, ihren bzw. seinen Urlaub im Kalenderjahr zu nehmen, sie bzw. er ihn aber nicht beantragt. Arbeitnehmer:innen, die bezahlten Jahresurlaub in diesem Fall nicht in Anspruch nehmen, obwohl sie dazu in der Lage waren, tun dies dann in voller Kenntnis der sich daraus ergebenden Konsequenzen.

Anforderungen an die Mitwirkungsobliegenheit 

Abstrakte Angaben in Arbeitsverträgen, einem Merkblatt oder Betriebsvereinbarungen genügen den Anforderungen an eine konkrete und transparente Unterrichtung in aller Regel nicht.

Wir meinen, dass sämtliche Arbeitgeber:innen ihre Mitarbeitenden zeitnah mit einem individualisierten Hinweisschreiben über evtl. Restbestände aus dem oder den Vorjahren sowie den Urlaubsanspruch für das laufende Kalenderjahr unterrichten sollten, um den Mitarbeitenden noch die Möglichkeit zu geben, Rest-Urlaubsbestände in Anspruch zu nehmen.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung eines solchen Hinweisschreibens benötigen.