Die Corona-Pandemie hat die Arbeitsweise in den Betrieben grundlegend beeinflusst – viele Unternehmen waren kurzfristig gezwungen, ein hybrides Arbeitsmodell in Form von mobilem, halbmobilem und/oder bürobasiertem Arbeiten zu implementieren. Rund ein Jahr nach Beginn der Pandemie haben nun sowohl viele Unternehmen als auch viele Mitarbeitende festgestellt, dass sie auch langfristig von einem hybriden Arbeitsmodell profitieren möchten.

Bei einem hybriden Arbeitsmodell haben die Vertragsparteien die Wahl, wie, wann und wo am effizientesten gearbeitet werden kann. Durch das entgegengebrachte Vertrauen des Arbeitgebers sowie das ortsflexible Arbeiten, ist für die Mitarbeitenden in der Regel eine bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben und damit eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit festzustellen. Dies wirkt sich positiv auf das Betriebsklima und auf die Außenwirkung eines Unternehmens aus. Der einhergehende Komfort und die Zeitersparnis durch den wegfallenden Arbeitsweg verbessern ebenfalls die Voraussetzungen, in einem internationalen und diversen Team arbeiten zu können. Es entstehen so neue Möglichkeiten, um Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu begeistern, auch wenn diese nicht zwingend in Ihrer Region leben. Aus Unternehmersicht kann sich das mobile oder halbmobile Arbeiten auch finanziell lohnen, denn nicht jeder Mitarbeitende benötigt dadurch einen eigenen Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten des Unternehmens, wodurch sich ein erhebliches Einsparungspotenzial hinsichtlich der Mietkosten ergeben kann.

Um hybride Arbeitsmodelle in Ihrem Unternehmen bestmöglich und arbeitsrechtlich korrekt zu implementieren, ist es ratsam, die Voraussetzungen zu prüfen. Hierzu haben wir Ihnen die wichtigsten Fragen beantwortet und zusammengestellt:

Welcher Unterschied besteht zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten?

Unter Homeoffice – gesetzlich als häusliche Telearbeit bezeichnet – versteht man die ggfs. tageweise Erbringung der Arbeitsleistung an einem vom Arbeitgeber fest eingerichteten Arbeitsplatz außerhalb des Betriebs „in den eigenen vier Wänden“.

Unter „mobilem Arbeiten“ ist die durch Zurverfügungstellung von mobilen Endgeräten eingeräumte Möglichkeit zu verstehen, die Arbeitsleistung an typischerweise wechselnden Orten außerhalb des Betriebs zu erbringen (etwa auf Reisen im Zug, im Hotel oder auf dem Sofa zuhause). Der Arbeitnehmer muss somit nicht zwingend von zuhause arbeiten, sondern kann frei entscheiden, von wo er seine Arbeitsleistung erbringt.

Ist es notwendig, eine vertragliche Vereinbarung zu hybridem Arbeiten festzuhalten?

Für die Einführung von Home Office ist vertragliche Vereinbarung erforderlich. In Unternehmen mit einem Betriebs- oder Personalrat erfolgt dies durch eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung, in der die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber, -nehmer und der Mitarbeitervertretung in Bezug auf mobiles Arbeiten geregelt werden.

Besteht kein Betriebs- oder Personalrat, so ist eine einzelvertragliche Regelung erforderlich. Einseitig im Rahmen seines Direktionsrechts kann ein Arbeitgeber den Einsatz im Home Office oder mobiles Arbeiten nicht anordnen. Für die einzelvertragliche Regelung ist keine besondere Form vorgeschrieben, allerdings ist in vielen Arbeitsverträgen ein fester Arbeitsort vorgesehen. Soll nun auf Homeoffice oder auf mobiles Arbeiten umgestellt werden, kann sich die bisherige – auf Anwesenheit im Betrieb ausgelegte – Arbeitsorganisation ändern. Daraus entsteht eine arbeitgeberseitige Verpflichtung aus § 2 Abs. 1 Nachweisgesetz, die vorsieht, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten sind. Darüber hinaus ist in vielen Arbeitsverträgen die Schriftform für sämtliche Änderungen vorgesehen, sodass sich auch hieraus das Erfordernis einer schriftlichen Vereinbarung ergeben kann.

In der Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und -nehmer wird festgelegt, wie viel Prozent oder wöchentlichen Arbeitszeit oder an welchen Tagen der Arbeitnehmer im Home Office arbeitet oder arbeiten darf und welches Equipment der Arbeitgeber finanziell trägt. Des Weiteren werden üblicherweise Regelungen Erreichbarkeit und zum Daten- und Geheimnisschutz geregelt.

Wie muss der Arbeitsplatz im Homeoffice ausgestattet sein? Wer stellt die Technik für das mobile Arbeiten zur Verfügung?

Anders als beim mobilen Arbeiten ist der Arbeitsort beim Homeoffice, im Gesetz klar als das eigene Zuhause festgelegt. Dafür wird vom Arbeitgeber ein fester Arbeitsplatz eingerichtet, der Laptop, Bildschirm, Maus, Tastatur und sogar die Büroausstattung umfasst. Da es sich um eine vom Arbeitgeber eingerichteten Arbeitsplatz handelt, sind aus arbeitsschutzrechtlichen Gesichtspunkten die Vorgaben der Arbeitsstättenverordnung zu beachten.

Für das mobile Arbeiten sollten Arbeitgeber zumindest nötiges Arbeitsequipment wie Laptop und Bildschirm bereitstellen, damit der Arbeitnehmer vernünftig und produktiv arbeiten kann. Des Weiteren ist die arbeitgeberseitige Stellung der notwendigen Geräte schon aus datenschutzrechtlichen Gründen geboten.

Umgang mit dem ArbZG?

Sowohl für das Homeoffice als auch für das mobile Arbeiten gilt das Arbeitszeitgesetz. Danach darf der Arbeitnehmer werktags nicht mehr als acht Stunden arbeiten und zwischen den Arbeitseinheiten muss eine Ruhezeit von elf Stunden eingehalten werden. Die Arbeitgeber muss auch im Homeoffice die Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes sicherstellen.

Darf oder muss der Arbeitgeber mobiles Arbeiten oder Homeoffice verpflichtend anordnen? Hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf mobiles Arbeiten oder Homeoffice?

Arbeitgeber dürfen auch in Pandemiezeiten nicht einseitig verpflichtend mobiles Arbeiten oder Homeoffice anordnen. Allerdings sind Arbeitgeber seit Anfang des Jahres durch die Sars-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung gehalten, Arbeitnehmern im Fall von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anzubieten, dass diese in deren Wohnung – also im Homeoffice – auszuführen sind, wenn dem nicht zwingende betriebliche Gründe entgegenstehen. Diese Regelung wurde Ende April mit der Einführung der sog. „Bundesnotbremse“ in § 28b Abs. 7 IfSG überführt und konkretisiert. Es handelt sich hierbei aber weiterhin um eine arbeitsschutzrechtliche Vorschrift zur Bekämpfung von Infektionskrankheiten.

Die Regelung betrifft daher auch nur das kontaktarme Homeoffice. § 28b Abs. 7 IfSG gilt nicht für das mobile Arbeiten. Eine zwingende Verpflichtung der Beschäftigten, fortan das Büro zu meiden und die Arbeit stattdessen in die eigene Wohnung zu verlagern, ist mit der Neuregelung des § 28b Abs. 7 IfSG indes nicht verbunden. Zwar darf der Arbeitgeber von der die Verpflichtung Homeoffice anzubieten, nur bei zwingenden betrieblichen Gründen absehen. Arbeitnehmer können dieses Angebot jedoch ablehnen, soweit sie hierfür Gründe haben. Zu den möglichen Gründen zählen etwa räumliche Enge, Störungen durch Dritte oder eine unzureichende technische Ausstattung (z.B. keine Internetverbindung). Der Arbeitgeber hat die Begründung zu akzeptieren. Im Falle einer unzureichenden technischen Ausstattung kann der Arbeitgeber verpflichtet sein, diese bereitzustellen, soweit dies zumutbar ist.

Der neue § 28b Abs. 7 IfSG vermittelt dem Arbeitnehmer auch in Pandemiezeiten allerdings keinen einklagbaren Anspruch auf Homeoffice. Kommt der Arbeitgeber jedoch seiner Pflicht nicht nach, Homeoffice anzubieten, obwohl dem keine zwingenden Gründe entgegenstehen, macht sich der Arbeitgeber ggf. schadensersatzpflichtig. Sofern am betrieblichen Arbeitsplatz eine konkrete Infektionsgefahr besteht, kann der Arbeitnehmer auch die Arbeit verweigern.