Homeoffice 2021 – Rechte und Pflichten für Arbeitgeber
Im Rahmen der weiter angespannten CORONA-Lage sollen nach Maßgabe der Bundesregierung die Einschränkungen sozialer Kontakte weiter vorangetrieben werden. Dies betrifft damit natürlich auch den arbeitsrechtlichen Bereich.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat dazu aktuell eine Rechtsverordnung erlassen, welche diesen Bereich behandelt und am 27.01.2021 (mit einer Frist bis zum 15.03.2021) in Kraft tritt.
Wir als AHW möchten die Details dieser Verordnung gerne mit Ihnen teilen und Ihnen im Folgenden erläutern, wie Sie sich als Arbeitgeber auf die neuen Bedingungen vorbereiten sollten und was es bei der Implementierung von Homeoffice-Arbeitsplätzen in Ihrem Unternehmen zu beachten gilt.
Ihre Pflichten als Arbeitgeber
Zunächst ist grundsätzlich festzuhalten: Sie als Arbeitgeber haben ab sofort die gesetzliche Verpflichtung, Ihren Mitarbeitenden einen Homeoffice-Arbeitsplatz anzubieten.
Im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) wurde bereits vor einiger Zeit vorgesehen, dass das BMAS mit Rechtsverordnungen auf eine pandemische Lage reagieren kann. Dies ist aktuell mit der sogenannten SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbSchV) – die unabhängig von der Betriebsgröße angewendet werden muss – geschehen.
Ziel dieser Verordnung ist es, das Risiko einer Infektion mit dem Corona-Virus SARS-CoV-2 zu minimieren und die Sicherheit und die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen. Demnach hat der Arbeitgeber den Beschäftigten im Falle von Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten anzubieten, diese Tätigkeiten in deren Wohnung auszuführen, wenn keine zwingenden betriebsbedingten Gründe entgegenstehen.
Was also ist jetzt zu tun?
Prüfen Sie zunächst, ob überhaupt die Möglichkeit besteht, Ihren Mitarbeitenden eine Tätigkeit im Homeoffice anzubieten oder ob technische oder organisatorische Gründe und Versäumnisse diesem entgegenstehen.
Sind die Voraussetzungen für Homeoffice gegeben, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die erforderlichen Betriebs- und Arbeitsmittel bereitzustellen.
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie hier eine Vereinbarung über eine solche Überlassung abschließen, aus welcher hervorgeht, dass Gegenstände wie zum Beispiel Laptops, Bildschirme oder eine Tastatur im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben und eine private Mitbenutzung untersagt ist.
Nutzen Mitarbeitende hingegen ihre privaten Arbeitsgegenstände, können Arbeitgeber Vereinbarungen schließen, welche einen Aufwendungsersatz vorsehen. Hier sind jedoch Grenzen zu beachten: So können Mitarbeitende für die Nutzung des Telefons ein Pauschalbetrag von 20 % der monatlichen Telefonkosten, maximal jedoch 20 € steuerfrei erstattet werden.
Arbeits- und Datenschutz
Als Arbeitgeber stehen Sie in der Verpflichtung, den Arbeitsplatz nicht nur aus arbeitsschutz- und arbeitssicherheitstechnischer Sicht zu gestalten, sondern auch aus datenschutzrechtlicher Sicht alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen.
Aus arbeitsschutzrechtlicher Sicht ist es eigentlich nötig, dass Sie eine „Gefährdungsbeurteilung“ vornehmen. Die Erforderlichkeit einer solchen Gefährdungsbeurteilung ist allerdings nicht klar definiert, sodass Sie diese zumindest aus Fürsorgegesichtspunkten vornehmen sollten. Alternativ können Sie Ihre Mitarbeitenden auch anhalten, zu der jeweils privaten Homeoffice-Situation Angaben zu machen
Auch der Bereich des Datenschutzes muss beim Homeoffice zwingend beachtet werden. Im Rahmen der zu ergreifenden technischen und organisatorischen Maßnahmen muss ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichten.
Im Rahmen der arbeitszeitrechtlichen Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes gelten die allgemeinen Regeln laut Arbeitszeitgesetz.
Die werktägliche Arbeitszeit beträgt maximal acht Stunden. Nach sechs Stunden hat eine Pause zu erfolgen und zwischen den Arbeitstagen muss eine Ruhepause von elf Stunden erfolgen.
Bitte klären Sie darüber hinaus die Vorgaben zur Erreichbarkeit während der regelmäßigen Arbeitszeit.
Wann drohen Bußgelder?
Grundsätzlich dürfen Sie Ihren Arbeitnehmenden nur aus triftigen Gründen einen Homeoffice-Arbeitsplatz verweigern. Mitarbeitenden, denen dies ohne nähere Begründung verweigert wird, steht ein Beschwerderecht (allerdings kein Klagerecht) bei den Aufsichtsbehörden zu.
Beschäftigung vor Ort
Wenn kein Homeoffice-Arbeitsplatz eingerichtet werden kann, sind Arbeitgeber laut Corona-ArbSchV verpflichtet, Maßnahmen zur Kontaktreduktion im Betrieb vorzunehmen.
Grundlage dabei ist, Ihren Mitarbeitern medizinische Gesichtsmasken, FFP2-Masken oder vergleichbare Atemschutzmasken zur Verfügung zu stellen, sobald eine oder mehrere der aufgeführten Gegebenheiten nicht eingehalten werden können:
- Die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen kann nicht auf das betriebsnotwendige Minimum reduziert werden.
- Der Mindestabstand von 1,5 Metern kann nicht eingehalten werden.
- Bei der ausgeführten Tätigkeit ist mit einem erhöhten Aerosolausstoß zu rechnen.
Arbeitnehmende ihrerseits sind zwingend verpflichtet, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Masken zu tragen.
Bitte beachten Sie im Rahmen der neuen SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbSchV) die folgenden Maßnahmen zur Kontaktreduktion:
- Sie sind verpflichtet, die Gefährdungsbeurteilung hinsichtlich zusätzlich erforderlicher Maßnahmen des betrieblichen Infektionsschutzes zu überprüfen und zu aktualisieren.
- Sie sind verpflichtet, alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um betriebsbedingte Personenkontakte zu verringern. Dazu gehört auch, die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen auf das betriebsnotwendige Minimum zu .
- Betriebsbedingte Zusammenkünfte mehrerer Personen sind ebenfalls auf ein Minimum zu reduzieren und nach Möglichkeit durch telefonische oder Online-Meetings zu ersetzen.
- Können betriebsbedingte Zusammenkünfte nur persönlich stattfinden, sind Sie als Arbeitgeber dazu verpflichtet, durch alternative Schutzmaßnahmen einen gleichwertigen Schutz Ihrer Beschäftigten sicherzustellen.
- Bei einer gleichzeitigen Nutzung von Räumen durch mehrere Personen darf eine Mindestfläche von zehn Quadratmetern pro Person nicht unterschritten werden. Ist diese Mindestfläche aufgrund der Tätigkeit der Mitarbeiter nicht realisierbar, müssen Sie als Arbeitgeber durch andere Schutzmaßnahmen den Schutz Ihrer Beschäftigten sicherstellen.
- In Betrieben mit mehr als zehn Beschäftigten sind diese in möglichst kleine Arbeitsgruppen einzuteilen. Personenkontakte zwischen den einzelnen Arbeitsgruppen sowie Änderungen der Einteilung sind auf ein Minimum zu reduzieren. Außerdem ist zeitversetztes Arbeiten zu ermöglichen.
Zur Zeit ist völlig offen, ob der befristete Zeitraum zur Anwendung der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbSchV) verlängert wird, sollte sich die aktuelle gefährliche Ansteckungslage halten oder sogar zum Schlechteren entwickeln.
Da die Bundesregierung die „Homeoffice-Frage“ aber auch unabhängig von der Corona-Pandemie gesetzlich eindeutiger regeln möchte, gehen wir als AHW davon aus, dass Sie als Unternehmer sich auch zukünftig mit diesem Thema auseinandersetzen werden müssen.
Sobald uns Neuigkeiten hierzu vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales vorliegen, werden wir Sie gesondert informieren.
Bitte zögern Sie bei Rückfragen nicht, Ihren Sachbearbeiter unverbindlich anzusprechen. Das Team der AHW steht Ihnen gerne zur Seite, um Ihre Welt ein Stück besser zu machen.