Ab dem 01.01.2025 wird in Deutschland die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen eingeführt. Diese Umstellung betrifft uns alle und bringt bedeutende Veränderungen mit sich, die wir Ihnen hier kurz erläutern möchten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XML) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu PDF-Dokumenten oder anderen unstrukturierten Formaten ermöglicht die E-Rechnung eine elektronische Verarbeitung der Daten und erfüllt somit die gesetzlichen Anforderungen.

Was müssen Sie beachten?

Ab dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Dafür sollten Sie rechtzeitig Ihre Systeme vorbereiten, mindestens mit einer passenden E-Mail-Adresse, z. B. rechnung@unternehmen.de. Zudem wird empfohlen, bereits jetzt mit Ihren Geschäftspartnern über das Format und die Übermittlungsart der E-Rechnung zu sprechen.

Wichtige Fristen:

• Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen: Ab dem 01.01.2025 sind Sie verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Der bisherige Vorrang von Papierrechnungen entfällt, ebenso die Zustimmungspflicht zum Erhalt von E-Rechnungen.
• Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen: Diese tritt grundsätzlich ebenfalls ab dem 01.01.2025 in Kraft, jedoch gibt es Übergangsfristen:
  • Bis zum 31.12.2026: Umsätze können weiterhin mit Papierrechnungen oder nicht strukturierten elektronischen Rechnungen abgerechnet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
  • KMU-Erleichterung bis 31.12.2027: Kleine und mittlere Unternehmen, deren Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat, können bis Ende 2027 weiterhin Papierrechnungen oder nicht strukturierte elektronische Rechnungen ausstellen, ebenfalls mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
  • Ab dem 01.01.2028: Ab diesem Zeitpunkt sind nur noch elektronische Rechnungen zulässig.
  • Vorweisen einer Verfahrensdokumentation
    Eine Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert, wie steuerlich relevante IT-Prozesse und Geschäftsabläufe in einem Unternehmen organisiert sind, von der Entstehung bis zur Archivierung von Daten. Sie ist notwendig, um gegenüber dem Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nachzuweisen und mögliche Risiken bei Betriebsprüfungen zu minimieren.

Welche Formate sind zulässig?

Als gängige Formate gelten die „XRechnung“ und „ZUGFeRD“, die beide den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Es ist ratsam, sich frühzeitig für eines dieser Formate zu entscheiden und Ihre Systeme entsprechend anzupassen.

Revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen

Wie auch Papierrechnungen, müssen E-Rechnungen revisionssicher und unveränderbar archiviert werden. Dies bedeutet, dass sie im ursprünglichen Format und unverändert für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren aufbewahrt werden müssen. Insbesondere die maschinelle Verarbeitbarkeit der XML-Daten muss auch während der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Achten Sie darauf, dass keine Umwandlung oder Veränderung der Datei stattfindet.

Was sollten Sie jetzt tun?

• Überprüfen Sie Ihre Systeme zur Bearbeitung und revisionssicheren Archivierung von E-Rechnungen.
• Sprechen Sie mit Ihren Geschäftspartnern über die Formate und die Übermittlung der E-Rechnungen.
• Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Unterstützung bei der Umstellung benötigen. Wir helfen Ihnen gerne, Ihre Prozesse zu analysieren und geeignete Lösungen zu finden.

Die Einführung der E-Rechnung bietet Ihnen auch die Chance, Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und langfristig Ressourcen zu sparen. Zögern Sie nicht, uns für ein Beratungsgespräch oder weitere Informationen zu kontaktieren.