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Aktueller Handlungsbedarf für viele Gesellschaften – Das Transparenzregister wird zum Vollregister!

Für nahezu alle Gesellschaftsformen besteht aufgrund einer Änderung des Geldwäschegesetzes seit dem 01.08.2021 die Pflicht, ihren oder ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister zu melden.

Was ist das Transparenzregister?

Das Transparenzregister existiert seit dem 01.10.2017 und soll der Bekämpfung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung dienen. Vergleichbare Register gibt es in sämtlichen Mitgliedstaaten der EU. In das Transparenzregister werden alle transparenzpflichtigen Einheiten der wirtschaftlich Berechtigten eingetragen.

Transparenzpflichtige Einheiten sind alle, in einem deutschen Register, eingetragenen Gesellschaften (v.a. GmbH, AG, KG, OHG, Vereine, PartG) sowie Stiftungen, Trusts und ähnliche Gestaltungen. Dies gilt nur soweit, wie sie in Deutschland ansässig sind. Im Ausland ansässige Gesellschaften sind somit nicht erfasst.

Das Transparenzregister wird nur online geführt. Mit der Führung des Registers ist der Bundesanzeiger beauftragt, die Aufsicht des Registers führt das Bundesverwaltungsamt. Das Bundesverwaltungsamt sanktioniert auch Verstöße bei unterlassenen, verspäteten oder falschen Meldungen. Inzwischen kann jedermann gegen eine geringe Gebühr einen Auszug aus dem Transparenzregister beantragen und somit Einsicht nehmen.

Der Gesetzgeber hatte zunächst versucht, im Hinblick auf die diversen bereits vorhandenen öffentlichen Register, das aufgrund von EU-Vorgaben zur Geldwäschebekämpfung notwendige Transparenzregister mit möglichst wenig Aufwand für die betroffenen Unternehmen, einzuführen. Es war daher nur als sog. Auffangregister konzipiert, d.h. es mussten grundsätzlich nur dann Meldungen vorgenommen werden, wenn sich der oder die wirtschaftlich Berechtigten nicht bereits aus den Registern oder anderen einsehbaren Unterlagen (z.B. die Gesellschafterliste bei der GmbH) ermitteln ließen (sog. Meldefiktion). Für den Großteil der Gesellschaften spielte daher das Transparenzregister, zumindest auf den ersten Blick, bislang keine Rolle. Tatsächlich ergaben sich bereits in der Vergangenheit eine Vielzahl von Fragen bezüglich der Eintragungspflicht. So bestand z.B. eine Meldepflicht, wenn zwar eine Gesellschafterliste für eine GmbH abrufbar war, diese aber nicht mehr aktuell war (z.B. aufgrund eines Wohnortwechsels eines Gesellschafters). Da es so gut wie keine gerichtlichen Entscheidungen zu der Thematik gab, war die Praxis auf die ständig wechselnden, oft widersprüchlichen und in vielen Punkten unklaren FAQ des Bundesverwaltungsamtes angewiesen.

Vom Auffangregister zum Vollregister – was ist neu?

Zum 01.08.2021 wurde das Geldwäschegesetz geändert und u.a. die Meldefiktion abgeschafft. Somit sind nunmehr alle transparenzpflichtigen Einheiten zur Meldung wirtschaftlich Berechtigter verpflichtet. Das Transparenzregister ist somit von einem „Auffangregister“ zu einem Vollregister geworden. Für die betroffenen Gesellschaften entsteht somit ein nicht unerheblicher Aufwand, da nicht nur eine Meldung erfolgen, sondern auch fortwährend kontrolliert werden muss, ob eine Korrektur der Meldung zu erfolgen hat oder nicht (z.B. bei einem Wohnortwechsel, bei einem Gesellschafterwechsel, einer Satzungsänderung oder auch bei einem Geschäftsführerwechsel).

Um gemeinnützige Vereine von diesem Aufwand zu entlasten, sind Vereine grundsätzlich von der Meldepflicht weiterhin befreit, sofern die Angaben im Vereinsregister aktuell sind. Hier ist eine Verknüpfung zwischen Transparenzregister und Vereinsregister geplant.

Wer ist der wirtschaftlich Berechtigte einer transparenzpflichtigen Einheit?

Wirtschaftlich Berechtigte sind die natürlichen Personen, die eine Gesellschaft kontrollieren. Das GwG sieht aber nicht etwa nur den Mehrheitsgesellschafter als wirtschaftlichen Berechtigten an, sondern jede Person, die mehr als 25% der Kapitalanteile hält oder mehr als 25% der Stimmrechte kontrolliert (sog. tatsächlich wirtschaftlich Berechtigter). Gibt es keinen tatsächlich wirtschaftlich Berechtigten (z.B. weil es nur Gesellschafter mit einer Beteiligung von 25% oder weniger gibt), so ist das Vertretungsorgan (also z.B. der Geschäftsführer bei einer GmbH oder der Vorstand bei einer AG) als sogenannter fiktiver wirtschaftlich Berechtigter zu melden. Besonderheiten sind bei Stiftungen zu beachten.

Welcher Handlungsbedarf besteht?

Jede Gesellschaft hat ihren oder ihre wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln und diese dann zum Transparenzregister auf elektronischem Wege zu melden oder zumindest Dritte mit der Meldung zu beauftragen. Die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten mag bei einer GmbH mit ein oder zwei natürlichen Personen als Gesellschafter noch einfach sein. Aber bereits Sonderregelungen in der Satzung wie z.B. ein umfassendes Vetorecht oder ein Einstimmigkeitsprinzip können dazu führen, dass auch Gesellschafter, die mit weniger als 25% beteiligt sind, als wirtschaftlich Berechtigte gelten. Der Teufel liegt hier, wie so oft, im Detail. Selbst Konstellationen, die auf den ersten Blick einfach erscheinen, können zu überraschenden Ergebnissen führen. Sehr kompliziert wird es bei Konzernstrukturen, der Beteiligung ausländischer Gesellschaften, bei Treuhandverhältnissen oder Stimmbindungsvereinbarungen. Hier ist vieles noch unklar und lässt sich auch nach einem Studium der FAQ des Bundesverwaltungsamtes nicht eindeutig beantworten.

Was passiert bei einer unterlassenen oder fehlerhaften Eintragung?

Bei verspäteter, falscher oder unvollständiger Angaben können vom Bundesverwaltungsamt Bußgelder verhängt werden. Die Höhe des Bußgeldes richtet sich nach der Schwere des Verstoßes und einem Bußgeldkatalog, der im Internet abrufbar ist. Maßgeblich ist unter anderem die Bilanzsumme der Gesellschaft. Die Bußgelder können schnell einen hohen fünfstelligen Betrag erreichen. Hinzu kommt, dass im Falle eines Verstoßes dieser öffentlich gemacht wird. Dieses als „Naming and Shaming“ bezeichnete Vorgehen, erfolgt über die Internetseite des Bundesverwaltungsamtes.

Bis wann müssen die Meldungen erfolgen?

Hier ist zu unterscheiden:

  1. Griff bislang die Meldefiktion aufgrund der vorliegenden Registereintragungen ein und war somit bislang keine Meldung erforderlich, gelten für die Pflicht zur Eintragung ist das Transparenzregister folgende Übergangsfristen:
  • Für die AG, SE und KGaA: Frist bis zum 31.03.2022
  • Für die GmbH, Genossenschaft und Partnerschaft: Frist bis zum 06.2022
  • In allen anderen Fällen, insb. eingetragene Personengesellschaften Frist bis zum 12.2022
  1. Griff die Meldefiktion nicht ein (z.B. weil bei einer GmbH keine aktuelle Gesellschafterliste elektronisch abrufbar war), so gelten die genannten Übergangsfristen nicht. Die Meldung hätte in diesen Fällen ja schon längst erfolgen müssen.

Hinweis für die Praxis

Es ist jeder transparenzpflichtigen Einheit dringend zu raten, sich spätestens jetzt mit dem Transparenzregister zu beschäftigen, den wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln und die entsprechenden Meldungen vorzunehmen. Insbesondere ist zu prüfen, ob – wenn bislang noch keine Meldung erfolgt ist – bis zum 31.07.2021 die Meldefiktion eingegriffen hat.

Des Weiteren sollte jede Gesellschaft sicherstellen, dass Veränderungen bei einem wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister möglichst zeitnah gemeldet werden müssen. Hierzu sollten in regelmäßigen Abständen die gemeldeten Daten auf ihre Aktualität kontrolliert werden.

Das Transparenzregister wird immer mehr an Bedeutung gewinnen. Eine Vielzahl von Institutionen und Unternehmen (z.B. Banken, Notare, Steuerberater) sind gesetzlich verpflichtet, bei der Begründung von Geschäftsbeziehungen mit Gesellschaften in das Transparenzregister Einsicht zu nehmen und bei falschen oder unterlassenen Meldungen, diese dem Bundesanzeiger anzuzeigen (sog. Unstimmigkeitsmeldungen).

Unterstützung durch die AHW Unternehmerkanzlei

Wir von der AHW Die Unternehmerkanzlei unterstützen Sie bei der

  • Ermittlung des oder der wirtschaftlich Berechtigten,
  • der erstmaligen Erfassung der Gesellschaft zum Transparenzregister,
  • der Meldung der wirtschaftlich Berechtigten sowie
  • der laufenden Überwachung der Einhaltung der Pflichten betreffend das Transparenzregister und der Vornahme notwendiger Korrekturmeldungen
  • und der Abwehr von angedrohten oder festgesetzten Sanktionen durch das Bundesverwaltungsamt.

Ihre Ansprechpartner sind Herr Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Steuerberater Christoph Felten LL.M. oec. und Herr Rechtsanwalt Dirk Schellhorn. Sprechen Sie uns an!

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